PLANNER

ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

INTRODUCCION:

El Administrador de Proyectos es un programa que ofrece una variedad de características disponibles a través de 4 diseños de pantalla independientes, denominados puntos de vista, a las mismas que se accede haciendo clic en los iconos de la barra de herramientas de la izquierda en la ventana Planificador.

La administración de proyectos viene a ser la manera de como los administradores emplean sus conocimientos, habilidades, herramientas y  técnicas para la realización de un proyecto, en donde van a toman en cuenta el tiempo, capital, materiales, recursos humanos y tecnología, y así poder llegar al objetivo del proyecto.

¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?

Los gestores de proyectos nos ayudan a mantener un registro de cada uno de los proyectos de la empresa, clientes, trabajadores, tareas, etc. Es una herramienta imprescindible para el gestor o administrador de los proyectos.

También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

Planner es un programa de gestión de proyectos (planificación, temporización y seguimiento), que permite definir tareas y subtareas, recursos y grupos de recursos, dependencias, mostrar el camino crítico, diagramas Gantt, etc.

Un plan de Proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en una hoja de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del Proyecto de millones de dólares.

Es, junto con Evolution, Gnumeric, Abiword y otros más, parte del conjunto GNOME Office. Planner utiliza un formato de archivo en XML  o HTML, y también puede almacenar la información en una base de datos PostgreSQL. Tiene capacidad para importar proyectos desde Microsoft Project (solo formato XML).

Todos los Proyectos constan de tres fases principales:

• Crear el plan de trabajo.

• Administrar y realizar un seguimiento del Proyecto.

• Cerrar el Proyecto.

Esta aplicación permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales del Proyecto, para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados.

ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

 

• Inicio.
• Planeación.
• Ejecución.
• Control.
• Cierre.

TIPOS DE GESTORES DE PROYECTOS

Seguro que se pueden hacer varias clasificaciones de gestores de proyectos, pero vamos a comentar ver una en función de la interfaz.
1.- Aplicaciones de escritorio: Son gestores de proyectos que funcionan como una aplicación de escritorio, es decir, un programa como cualquier otro que tengamos en nuestro sistema operativo

2.- Aplicaciones web instalables en tu servidor: Son sistemas creados con interfaz web, que se acceden en un dominio de Internet o una intranet por medio de un navegador. Cuando están publicados en un dominio de Internet tienen la ventaja de que se pueden acceder desde cualquier ordenador en cualquier parte del mundo, siempre que tengamos una conexión a Internet.

3.- Aplicaciones web que puedes usar como servicio: Son sitios web creados por empresas que ofrecen herramientas para gestión de proyectos y que cualquier persona puede utilizar con solo registrarse. Tienen la ventaja de no necesitar ninguna configuración ni un servidor específico donde instalarlos. Simplemente te tienes que registrar en el sitio web y empezar a trabajar! La desventaja es que muchos de ellos son de pago. Últimamente están apareciendo varios gestores de proyectos de este tipo que podréis encontrar fácilmente. Yo cito aquí un par de ellos que me parecen destacables por tener opciones gratuitas.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la administración se engloban en planeación, organización, dirección y control.

La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.

El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas.

Aquí se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.

Por último se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS

El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.

Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.

Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:

* ¿Qué se va a hacer?

* ¿Cuándo se va a hacer?

* ¿Por qué se va a hacer?

* ¿Cuánto dinero está disponible para hacerlo?

* ¿Qué tan bien se está haciendo el proyecto?

CONCLUSIONES:

Podemos concluir que el programa “Administrador de Proyectos”, también llamado Planner brinda gran facilidad en la organización de proyectos, agenda, horarios y actividades, facilitando nuestra vida ya que a través de su alineación ahorramos tiempo, dinero y esfuerzo, sobre todo cumplimos con todas nuestras actividades puntualmente y sin olvidarnos de ninguna . Utilizar una herramienta de gestión de proyectos es imprescindible para organizarse, sobretodo en empresas de cierto tamaño, que manejen varios proyectos. Aunque será muy útil en general para cualquier grupo de trabajo, del tamaño que sea. Sobre todo muy interesante para modelos de empresa des localizada, cada vez más habituales, donde cada persona trabaja de forma remota.